كيف ساعدت شركة شيشيدا مزود حلول حكومية على الفوز بمناقصة قاعة خدمات حكومية ذكية

خلفية مشروع الحلول الحكومية

مع استمرار الحكومات في جميع أنحاء العالم في مبادرات التحول الرقمي، تتطور مراكز خدمة المواطنين من مكاتب الخدمة اليدوية التقليدية إلى بيئات خدمة عامة ذكية تعتمد على البيانات.

في الآونة الأخيرة، تواصلت إحدى الشركات الرائدة في مجال توفير الحلول الحكومية مع شركة شيشيدا لعرض فرصة مميزة. كانت الشركة تستعد لتقديم عرض لمشروع قاعة خدمات حكومية ذكية واسعة النطاق، وكانت بحاجة إلى شريك موثوق في مجال الأجهزة قادر على توفير نظام متكامل لإدارة الطوابير ومحطات خدمة المواطنين.

تضمن المشروع تحديث مركز خدمة حكومي كان يتعامل مع آلاف المواطنين يومياً عبر إدارات متعددة، بما في ذلك الضمان الاجتماعي والضرائب والأمن العام وإدارة الرعاية الصحية وخدمات تسجيل الأعمال.

على الرغم من أن مزود البرامج كان لديه بالفعل خبرة واسعة في منصات الخدمات الحكومية، إلا أنه واجه تحديًا حاسمًا: وهو إيجاد شركة مصنعة للأجهزة قادرة على دعم متطلبات النشر المعقدة مع ضمان التكامل السلس مع الأنظمة الحكومية الحالية.

كان نجاح عرضهم للمناقصة يعتمد بشكل كبير على تقديم حل متكامل وقابل للتطوير وجاهز للمستقبل في مجال الأجهزة.

وهنا أصبح شيشيدا شريكاً استراتيجياً.

التحديات التي تواجه مركز الخدمة الحكومية

خلال مرحلة تحليل ما قبل تقديم العطاءات، تم تحديد العديد من التحديات التشغيلية.

التحدي الأول: طوابير طويلة وتجربة مواطن سيئة

كان المواطنون يتجمعون بشكل متكرر حول مكاتب خدمة العملاء لأنهم كانوا غير متأكدين من:

• أي منضدة ستخدمهم

• كم من الوقت سيحتاجون للانتظار

• ما إذا كانوا قد اختاروا قائمة الانتظار الصحيحة للخدمة

• متى سيتم استدعاء رقمهم

ونتيجة لذلك، أصبحت مناطق الانتظار مزدحمة وصاخبة.

وقد أثر ذلك سلباً على رضا المواطنين وكفاءة الخدمة بشكل عام.

التحدي الثاني: التوزيع غير المتكافئ لعبء العمل

تختلف الخدمات الحكومية اختلافاً كبيراً في درجة تعقيدها.

يمكن إنجاز الخدمات البسيطة مثل طباعة المستندات في غضون دقائق، بينما تتطلب خدمات تسجيل الأعمال أو الخدمات المتعلقة بالعقارات في كثير من الأحيان أوقات معالجة أطول بكثير.

بدون تخصيص ذكي للطوابير:

شهدت بعض منافذ البيع طوابير انتظار طويلة

• ظلت بعض العدادات الأخرى غير مستغلة بشكل كافٍ

• واجه المواطنون أوقات انتظار مفرطة

التحدي الثالث: انعدام وضوح الأداء

كان المسؤولون الحكوميون يفتقرون إلى رؤية فورية لما يلي:

• مواجهة أعباء العمل

• إنتاجية الموظفين

• كفاءة الخدمة

• أوقات انتظار المواطنين

بدون بيانات دقيقة، لا يستطيع المديرون اتخاذ قرارات مستنيرة خلال فترات ذروة الخدمة.

التحدي الرابع: أنظمة معلومات مستقلة متعددة

ربما كان التحدي الأكبر هو تكامل النظام.

قامت إدارات حكومية مختلفة بتشغيل أنظمة أعمال مستقلة، بما في ذلك:

• الأنظمة الضريبية

• أنظمة الضمان الاجتماعي

• قواعد بيانات الأمن العام

• منصات ترخيص الأعمال

لم يكن استبدال هذه الأنظمة عملياً.

كان على منصة إدارة قوائم الانتظار الجديدة أن تتعايش مع البنية التحتية الحالية مع تمكين مزامنة البيانات في الوقت الفعلي.

متطلبات المناقصة: أكثر من مجرد برامج

تطلبت المناقصة الحكومية حلاً متكاملاً لقاعة خدمات ذكية.

أدرك مزود البرامج بسرعة أن الفوز بالمشروع سيتطلب إثبات ليس فقط قدرات البرامج ولكن أيضًا استراتيجية شاملة لنشر الأجهزة.

تضمنت المناقصة على وجه التحديد ما يلي:

• أكشاك بيع تذاكر الخدمة الذاتية

• محطات التحقق من هوية المواطنين

• أنظمة الرد على المكالمات

• أجهزة تقييم الرضا

• شاشات عرض معلومات كبيرة الحجم

• القدرة على الإدارة المركزية

• قابلية التوسع في المستقبل

ولتلبية هذه المتطلبات، دخلت شركة البرمجيات في شراكة مع شركة Xishida لبناء نظام بيئي متكامل للأجهزة.

هندسة حلول الأجهزة من تصميم شيشيدا

بدلاً من توفير أجهزة فردية، صممت شركة Xishida منصة أجهزة متكاملة تدعم رحلة المواطن بأكملها.

أكشاك بيع التذاكر الذكية

عند مدخل قاعة الخدمات، يستخدم المواطنون أكشاك الخدمة الذاتية للحصول على تذاكر الانتظار.

تدعم الأكشاك ما يلي:

• الاعتراف ببطاقة الهوية الوطنية

• التحقق من صحة تصريح الإقامة

• مسح رمز الاستجابة السريعة

• مسح رخصة العمل

• التحقق من المواعيد

يسمح التصميم المعياري بإجراء ترقيات مستقبلية دون الحاجة إلى استبدال الجهاز بأكمله.

والأهم من ذلك، أن الأجهزة صُممت لاستيعاب وحدات المصادقة المتعددة المطلوبة من قبل مختلف الإدارات الحكومية.

محطات متكاملة للرد على المكالمات وتقييمها

غالباً ما تتسبب أجهزة التقييم التقليدية في إحداث فوضى في مكاتب خدمة العملاء.

ولتحسين الكفاءة، طورت شركة شيشيدا محطات عدّ متكاملة تجمع بين ما يلي:

• وظائف استدعاء قائمة الانتظار

• تقييم رضا المواطنين

• إدارة الحالة

• مصادقة تسجيل دخول الموظفين

وقد ساهم ذلك في تبسيط عملية النشر مع تقليل تكاليف الصيانة.

نظام اللافتات الرقمية وعرض المعلومات

وللحد من الازدحام حول نوافذ الخدمة، قدمت شركة Xishida حلاً شاملاً للعرض يتضمن ما يلي:

• شاشات عرض المعلومات LCD

• شاشات إدارة طوابير LED

• مؤشرات حالة الخدمة

• أنظمة الإعلان متعددة الوسائط

يمكن للمواطنين بسهولة مراقبة تقدم الطوابير من مناطق الانتظار المخصصة، مما يخلق بيئة أكثر تنظيماً.

مصمم لتكامل البرامج بسلاسة

كان أحد الأسباب الرئيسية التي دفعت مزود الحلول لاختيار Xishida هو بنية الأجهزة المفتوحة لدينا.

غالباً ما تتضمن المشاريع الحكومية متطلبات تكامل معقدة.

صُممت أجهزتنا لدعم طرق تكامل متعددة، بما في ذلك:

اتصال قاعدة البيانات

يمكن للأجهزة الطرفية الاتصال مباشرة بقواعد بيانات الخدمة المركزية.

تكامل واجهة برمجة التطبيقات والبرمجيات الوسيطة

تتيح بروتوكولات الاتصال المفتوحة التكامل مع منصات البرامج الحكومية الحالية.

تطوير برامج تشغيل مخصصة

بالنسبة للأقسام المتخصصة التي تستخدم أنظمة قديمة، قدمت شركة Xishida دعمًا مخصصًا لواجهة الأجهزة.

أصبحت هذه المرونة ميزة رئيسية خلال عملية تقديم العطاءات لأنها أظهرت التوافق مع البنية التحتية الحكومية القائمة.

دعم ميزات الحكومة الذكية المتقدمة

تطلبت منصة إدارة قوائم الانتظار الذكية الخاصة بمزود البرامج أجهزة قادرة على دعم سير العمل المتقدم للخدمات.

تم تفعيل معدات شيشيدا بنجاح:

توجيه الخدمة الذكي

يحصل المواطنون على رقم طابور أساسي.

بعد المعالجة الأولية، يقوم النظام تلقائيًا بتوجيههم إلى مرحلة الخدمة التالية دون الحاجة إلى تذكرة ثانية.

هذا يقلل بشكل كبير من ارتباك المواطنين ووقت الانتظار.

إدارة الخدمة ذات الأولوية

تدعم منصة الأجهزة قنوات الخدمة ذات الأولوية لما يلي:

• المواطنون المسنون

• الأشخاص ذوو الإعاقة

• المحاربون القدامى

• عملاء الشركات من كبار الشخصيات

ساعدت هذه الوظيفة في تلبية متطلبات الحكومة للخدمة العامة الشاملة.

المراقبة وجمع البيانات في الوقت الفعلي

تقوم جميع الأجهزة الطرفية بجمع بيانات التشغيل بشكل مستمر، بما في ذلك:

• أحجام قوائم الانتظار

• مدة الخدمة

• أوقات الانتظار

• الاستخدام المضاد

• معدلات رضا المواطنين

تدعم هذه البيانات الإدارة القائمة على الأدلة وتقييم الأداء.

كيف عززت موثوقية الأجهزة عرض المناقصة

لا تقتصر المناقصات الحكومية على تقييم الأداء التقني فحسب.

كما يقومون بتقييم ما يلي:

• موثوقية المنتج

• الصيانة طويلة الأجل

• قابلية التوسع في النشر

• القدرة التصنيعية

• استقرار سلسلة التوريد

بصفتها شركة مصنعة محترفة للأكشاك، قدمت شركة Xishida لمزود الحلول ما يلي:

• أجهزة صناعية عالية الجودة

• دعم طويل الأمد لدورة حياة المنتج

• إمكانية تخصيص العلامة التجارية

• قدرة إنتاجية واسعة النطاق

• جداول نشر سريعة

وقد عززت هذه المزايا بشكل كبير القدرة التنافسية الشاملة لعرض المناقصة.

الفوز بالمناقصة

بعد العروض التوضيحية الفنية والتقييم، اختارت الجهة الحكومية مقترح مزود الحلول.

ساهمت عدة عوامل في نجاح العرض:

نظام متكامل للأجهزة

قدم الاقتراح بيئة متكاملة تماماً لخدمة المواطنين بدلاً من الأجهزة المعزولة.

قدرة تكامل مثبتة

ساهمت بنية الأجهزة المفتوحة في تقليل مخاطر التنفيذ.

تصميم مقاوم للمستقبل

تدعم المنصة المعيارية عمليات التحديث والتوسع المستقبلية.

الكفاءة التشغيلية

وقد عالج الحل بشكل مباشر التحديات الرئيسية التي تواجه خدمة المواطنين والتي تم تحديدها خلال عملية المناقصة.

دعم تصنيعي قوي

وفرت قدرات شركة شيشيدا الإنتاجية الثقة في إمكانية إتمام عملية النشر على نطاق واسع في الموعد المحدد.

تنفيذ المشروع ونشره

بعد منح العقد، عمل شيشيدا بشكل وثيق مع مزود البرمجيات طوال مرحلة التنفيذ.

وشملت مسؤولياتنا ما يلي:

• تخصيص الأجهزة

• تطوير النماذج الأولية

• اختبار تكامل النظام

• نشر تجريبي

• الإنتاج الضخم

• دعم التثبيت

تم تسليم المشروع بنجاح وفقاً للجدول الزمني المحدد.

النتائج والتأثير

لقد أنتج المصممون والمهندسون الداخليون لدينا عددًا لا يحصى من التصاميم الرائعة لعملاء من مختلف الصناعات

بعد نشر المركز الحكومي للخدمات، حقق المركز تحسينات كبيرة.

تجربة مواطن محسّنة

يستطيع المواطنون الوصول إلى الخدمات بسهولة أكبر مع تقليل القلق الناتج عن الانتظار.

إدارة أفضل للطوابير

يقلل التوجيه الذكي للخدمة من الانتظار غير الضروري وجمع التذاكر بشكل متكرر.

زيادة الكفاءة التشغيلية

يتم توزيع أعباء العمل بشكل أكثر توازناً عبر مكاتب الخدمة.

تحسين مستوى رؤية الإدارة

أصبح بإمكان المسؤولين الآن الوصول إلى بيانات التشغيل وتحليلات الأداء في الوقت الفعلي.

صورة الحكومة الحديثة

توفر قاعة الخدمات الذكية بيئة خدمة عامة حديثة وفعالة وموجهة نحو المواطن.

خاتمة

إن الفوز بمشروع التحول الرقمي الحكومي يتطلب أكثر من مجرد برمجيات قوية. فالنجاح يعتمد على تقديم منظومة متكاملة تجمع بين التطبيقات الذكية والبنية التحتية الموثوقة للأجهزة.

من خلال الشراكة مع شركة Xishida، حصل مزود الحلول الحكومية على منصة أجهزة موثوقة قادرة على دعم متطلبات التكامل المعقدة، وتحسين تجارب خدمة المواطنين، وتلبية مواصفات المناقصات الصعبة.

بدءًا من أكشاك الانتظار الذكية ومحطات العدادات المتكاملة وصولاً إلى اللافتات الرقمية واسعة النطاق وهندسة النظام المفتوح، ساعدت شركة Xishida في تحويل مقترح مناقصة إلى نشر ناجح لخدمة حكومية ذكية.

اليوم، يمثل المشروع مثالاً قوياً على كيفية مساهمة التعاون الاستراتيجي بين مزودي البرامج ومصنعي الأجهزة في خلق خدمات حكومية أكثر كفاءة وذكاءً وتركيزاً على المواطن.